1. Taraflar ve Kapsam

İşbu Kullanım Koşulları; İhsan Akyüz tarafından geliştirilen ve işletilen Akyüz Yönetim Sistemi'ni kullanan malik, kiracı, kooperatif üyesi, apartman/site/kooperatif yöneticisi, yönetim firması ve çalışanları, denetçi ve program sahibi/yetkili destek kullanıcısı ("Kullanıcı") için geçerlidir. AYS; apartman, site, kooperatif ve benzeri toplu yaşam alanlarında yönetim, muhasebe, tahakkuk, ödeme takibi, duyuru, belge, rapor ve öneri süreçlerinin yürütülmesi amacıyla, yönetim firmalarına ve bu firmaların yönettiği yapılara hizmet veren bir platformdur. AYS'yi kullanmaya devam eden Kullanıcı, işbu Kullanım Koşulları'nı ve ekinde yer alan KVKK Aydınlatma Metni'ni kabul etmiş sayılır.

2. Tanımlar

• AYS: İhsan Akyüz'e ait, apartman/site/kooperatif yönetimi ve ön muhasebe hizmeti sunan yazılım ve web uygulaması.
• Yönetim Firması: Bir veya birden fazla apartman/site/kooperatifin yönetimini üstlenen ve AYS'yi bu amaçla kullanan gerçek/tüzel kişi.
• Program Sahibi (PS): AYS'nin sahibi ve işleticisi olan İhsan Akyüz.
• Kullanıcı: Malik, kiracı, kooperatif üyesi, yönetici, denetçi, yönetim firması çalışanı veya program sahibi sıfatıyla AYS'ye giriş yapan herkes.

3. Kullanıcı Hesabının Oluşturulması

• Kullanıcılar kendi başlarına hesap oluşturamaz. Hesaplar program sahibi veya yetkili yönetici tarafından oluşturulur.
• Kullanıcı adı, geçici/yeni şifre veya şifre sıfırlama bilgileri kullanıcıya güvenli şekilde iletilmelidir.
• Kullanıcı, hesabını yalnızca kendisi kullanmalı; kullanıcı adı ve şifresini başkalarıyla paylaşmamalıdır.
• Şifreler sistemde düz metin olarak saklanmaz. Mevcut şifre görüntülenemez; yalnızca yeni şifre oluşturulabilir veya sıfırlama süreci başlatılabilir.
• AYS'yi kullanan kişi, işlem ehliyetine sahip olduğunu beyan eder.

4. Yetki, Rol Sınırları ve Veri İzolasyonu

• Malik, kiracı veya üye kullanıcılar, yalnızca kendileriyle ve ilişkili oldukları bağımsız bölüm/parsel/yapı ile ilgili ekranlara erişebilir; aynı yapıdaki diğer bağımsız bölümlerin borç/alacak/bakiye bilgilerini göremez.
• Yöneticiler ve yönetim firması kullanıcıları, yalnızca görevli oldukları yapıların yönetim kayıtlarına erişebilir.
• Bir yönetim firmasının kullanıcıları, başka bir yönetim firmasına ait hiçbir veriyi göremez ve bu firmalar arasında AYS üzerinden herhangi bir veri paylaşımı yapılmaz.
• Denetçiler, kendilerine verilen yetki kapsamında borç, alacak, bakiye, iletişim, ikamet/adres ve denetim raporu bilgilerini görebilir.
• Program Sahibi (PS), AYS'nin işleyişini sağlamak amacıyla tüm yönetim firmalarına ait verilere erişebilir ve gerektiğinde bu veriler üzerinde düzeltme yapabilir. Bu erişim yalnızca teknik destek, hata/arıza giderme, veri düzeltme ve bilgi güvenliğinin sağlanması amacıyla kullanılır; rutin veya gerekçesiz bir erişim değildir ve sistem tarafından kayıt (log) altına alınır. Program Sahibi'nin bu kapsamdaki yükümlülükleri, ilgili yönetim firması ile ayrıca akdedilen veri işleyen sözleşmesinde de düzenlenir.
• Kullanıcı, kendisine tanımlanmamış bir veriye erişmeye çalışmayacağını kabul eder.

5. Kullanıcının Sorumlulukları

• Sisteme girilen bilgilerin doğru, güncel ve hukuka uygun olması gerekir.
• Kullanıcı, gördüğü kişisel ve finansal bilgileri yalnızca görev veya kullanım amacıyla sınırlı olarak kullanmalıdır.
• Kullanıcı, ekran görüntüsü, PDF, Excel, WhatsApp, e-posta veya benzeri yollarla yapacağı paylaşımlarda kişisel verilerin gizliliğini gözetmelidir.
• Yanlış, yanıltıcı, hakaret içeren, hukuka aykırı veya ilgisiz öneri/talep gönderilmemelidir.
• Hesabında yetkisiz kullanım fark eden kullanıcı bunu gecikmeden yöneticiye veya program sahibine bildirmelidir.

6. Araç Plakası ve Otopark Kullanımı

Malik, kiracı veya yetkili kullanıcılar kendi araç plakalarını sisteme girebilir. Plaka bilgileri, otoparkta bulunan araçların ilgili apartman/site/kooperatife ait olup olmadığını kontrol etmek ve yönetim düzenini sağlamak amacıyla kullanılır. Kullanıcı, kendisine ait olmayan veya bildirmeye yetkili olmadığı plaka bilgisini sisteme girmemelidir.

7. Banka Hesabı/Ekstresi, Borç/Alacak ve Raporlar

Yönetim hesabına ait banka ekstresi ve Excel kayıtları, ödeme eşleştirme, kasa kontrolü, tahakkuk takibi, denetim ve raporlama amacıyla sisteme aktarılabilir. Bu kayıtlar banka ekstresinde görünen açıklama ve işlem bilgilerini içerebilir. Bu verilere erişimi olan kullanıcılar, bilgileri yalnızca yönetim ve denetim amaçlarıyla kullanmalıdır.

8. Öneri ve Talepler

Kullanıcılar, programla veya yönetime ilişkin öneri ve taleplerini sistem üzerinden iletebilir. Gönderilen içerikler, talebin değerlendirilmesi, cevaplanması, yönetim sürecinin izlenmesi ve programın geliştirilmesi amacıyla kaydedilebilir.

9. Güvenlik ve İşlem Kayıtları

AYS, güvenlik ve denetim amacıyla giriş, çıkış, başarısız giriş, işlem, IP adresi, tarayıcı bilgisi ve işlem zamanı gibi kayıtları tutar. Bu kayıtlar yetkisiz erişimlerin önlenmesi, uyuşmazlıkların incelenmesi, sistem güvenliğinin sağlanması ve Program Sahibi'nin madde 4'te belirtilen erişimlerinin denetlenebilir olması için kullanılır.

10. Sorumluluğun Sınırlandırılması

• AYS, ağır kusuru dışında; veri kaybı, hatalı/eksik hesaplama, işlem gecikmesi, internet/sunucu/üçüncü taraf hizmet kesintisi, yetkisiz erişim veya Kullanıcı'nın sisteme hatalı/gerçeğe aykırı veri girmesinden doğan doğrudan veya dolaylı hiçbir zarardan sorumlu tutulamaz.
• Yönetim firması veya yöneticisi tarafından AYS'ye girilen veya yüklenen bilgilerin doğruluğu ve güncelliği, bu bilgileri giren kullanıcının sorumluluğundadır; AYS bu bilgileri önceden inceleme veya onaylama yükümlülüğü altında değildir.
• AYS, yönetim ve muhasebe süreçlerini kolaylaştıran bir yazılımdır; tek başına resmi karar, mahkeme kararı veya hukuki görüş yerine geçmez.
• Bakım, güncelleme veya güvenlik sebebiyle hizmette geçici aksamalar olabilir; AYS, hizmetin kesintisiz/hatasız olacağına dair bir garanti vermez.
• Yetkisiz erişim, veri kopyalama, sistemin işleyişini bozma veya güvenlik önlemlerini aşma girişimleri yasaktır; bu fiillerden doğan zararlardan yalnızca bu fiili gerçekleştiren kişi sorumludur.

11. Fikri Mülkiyet Hakları

AYS'de yer alan yazılım, tasarım, logo ve içeriklerin tüm hakları İhsan Akyüz'e aittir. Kullanıcı, önceden yazılı izin almaksızın AYS'yi ve/veya içeriğini kopyalayamaz, çoğaltamaz, tersine mühendislik yapamaz veya ticarete konu edemez.

12. Sözleşmenin Süresi, Askıya Alınması ve Feshi

Yönetim firması veya kullanıcı, hesabının kapatılmasını talep edebilir; bu durumda ilgili kayıtlar, yasal saklama süreleri saklı kalmak kaydıyla, makul bir süre içinde silinir veya erişime kapatılır. Kullanım Koşulları'nın ihlali, güvenlik riski oluşturulması veya üçüncü kişilerin haklarına aykırı davranılması hâlinde AYS, ilgili hesabı geçici veya kalıcı olarak askıya alabilir.

13. Kişisel Veriler ve KVKK

Kişisel verilerin işlenmesine ilişkin esaslar, AYS KVKK Aydınlatma Metni'nde ayrıca açıklanır. Kullanıcı, sistemi kullanırken eriştiği kişisel verileri gizli tutacağını ve yalnızca yetkisi dahilinde kullanacağını kabul eder.

14. Uyuşmazlıkların Çözümü

İşbu Kullanım Koşulları'ndan doğabilecek uyuşmazlıklarda öncelikle işbu metinde yer alan hükümler, hüküm bulunmayan konularda Türkiye Cumhuriyeti mevzuatı uygulanır. Tacir sıfatıyla hareket eden yönetim firmalarıyla aralarındaki uyuşmazlıklarda Ankara Mahkemeleri ve İcra Daireleri yetkilidir; tüketici sıfatıyla hareket eden kullanıcılar bakımından ilgili mevzuatın emredici yetki hükümleri saklıdır.

15. Değişiklikler

Program sahibi, mevzuat, güvenlik, teknik ihtiyaçlar veya hizmet kapsamındaki değişiklikler nedeniyle bu kullanım koşullarını güncelleyebilir. Güncel metin kullanıcıların erişimine sunulur; ilk girişte onay akışı devreye alındığında, kullanıcıdan güncel metni okuduğuna ve kabul ettiğine dair kayıt alınır.

16. Kabul

Kullanıcı, AYS'ye giriş yaparak kendisine tanımlanan yetkiler çerçevesinde sistemi kullanacağını, hesap güvenliğini sağlayacağını, kişisel verilerin gizliliğine uyacağını ve bu metinde belirtilen kullanım koşullarını kabul ettiğini beyan eder.

1. Veri Sorumlusu ve Veri İşleyen

AYS - Akyüz Yönetim Sistemi, İhsan Akyüz ("AYS") tarafından; apartman/site/kooperatif yöneticileri ve yönetim firmalarına, yönettikleri yapılara ilişkin yönetim ve muhasebe hizmeti verebilmeleri için sağlanan bir platformdur. Bu ilişki bakımından roller şu şekildedir:

• Bir apartman/site/kooperatifin yönetimini üstlenen yönetici veya yönetim firması, kendi yönettiği yapıdaki malik, kiracı ve üyelerin kişisel verileri bakımından veri sorumlusudur; bu verilerin hangi amaçla toplandığına ve işlendiğine yönetici/yönetim firması karar verir.
• AYS, yönetici/yönetim firması tarafından Platform'a girilen bu verileri, yalnızca hizmetin sunulabilmesi amacıyla ve yönetici/yönetim firmasının talimatları doğrultusunda işleyen veri işleyen sıfatını haizdir. AYS, kendisine yönetici/yönetim firması onayı veya değerlendirmesi olmaksızın Platform'a girilen veriler üzerinde inceleme/denetleme yükümlülüğü altında değildir.
• AYS ile her bir yönetim firması arasındaki veri işleme ilişkisinin çerçevesi, işbu Aydınlatma Metni'ne ek olarak ayrıca akdedilen yazılı bir veri işleyen sözleşmesi ile düzenlenir.
• AYS'nin kendi kullanıcı hesabı, güvenlik ve destek süreçleri bakımından (bkz. madde 5) AYS/Program Sahibi doğrudan veri sorumlusu sıfatıyla hareket eder.

İletişim bilgileri:

• Veri sorumlusu: İhsan Akyüz
• Telefon: 0 (533) 499 04 84
• Adres: Yukarı Dikmen Mahallesi, 667. Cadde No: 6/8, Çankaya/Ankara
• E-posta: ihsanakyuz@gmail.com

2. Hangi Kişisel Veriler İşlenir?

AYS içinde, kullanıcının rolüne ve ilgili olduğu yapıya göre aşağıdaki veri kategorileri işlenebilir:

• Kimlik ve iletişim bilgileri: ad soyad/unvan, telefon numarası, e-posta, (firma/kurum ise) vergi numarası ve vergi dairesi, ikamet/adres bilgileri.
• Bağımsız bölüm ve ilişki bilgileri: yapı, blok, daire/bölüm/parsel bilgisi, malik, kiracı, üye, yönetici veya denetçi ilişkisi.
• Finansal yönetim bilgileri: aidat, tahakkuk, borç, alacak, ödeme, bakiye, kasa hareketi, banka hesabı/ekstresi, fatura ve rapor kayıtları. Yönetim hesabı bir tüzel kişi/site adına açılmışsa bu veri kişisel veri sayılmaz; hesap bir gerçek kişi (yönetici) adına açılmışsa bu bilgi de kişisel veri olarak işlenir.
• Araç bilgileri: kullanıcıların kendi girdikleri araç plakaları ve otopark aidiyet kontrolü için gerekli kayıtlar.
• Kullanıcı hesabı ve güvenlik bilgileri: kullanıcı adı, şifre hash değeri, şifre sıfırlama talepleri, oturum bilgileri, IP adresi, işlem ve erişim logları.
• Talep ve öneri bilgileri: kullanıcıların AYS veya yönetime ilettiği öneri, talep, açıklama ve yönetim cevapları.
• Evrak ve rapor bilgileri: yönetim faaliyetleri kapsamında sisteme yüklenen veya sistemden üretilen belgeler, PDF/Excel çıktıları ve paylaşım kayıtları.

3. Kişisel Veriler Hangi Amaçlarla İşlenir?

• Yapı yönetimi, aidat/tahakkuk, ödeme takibi ve cari hesap işlemlerini yürütmek.
• Malik, kiracı, üye, yönetici, denetçi ve firma çalışanlarının yetkili oldukları bilgiye erişmesini sağlamak.
• Banka ekstresi ve Excel aktarımı üzerinden ödeme eşleştirme, hesap mutabakatı ve raporlama yapmak.
• Denetim, yönetim kurulu, apartman/site/kooperatif mevzuatı ve muhasebe ihtiyaçları için rapor üretmek.
• Kullanıcılara duyuru, hesap özeti, borç/bakiye bilgisi ve benzeri yönetim bildirimlerini sunmak.
• Otoparkta bulunan araçların ilgili apartman/site/kooperatife ait olup olmadığını kontrol etmek.
• Kullanıcı önerilerini almak, değerlendirmek ve sistemin iyileştirilmesini sağlamak.
• Bilgi güvenliğini sağlamak, yetkisiz erişimleri önlemek, işlem kayıtlarını tutmak ve olası uyuşmazlıklarda kayıtları incelemek.

4. Toplama Yöntemi ve Hukuki Sebep

Kişisel veriler; program sahibi, apartman/site/kooperatif yöneticileri, yönetim firmaları, denetçiler, banka ekstresi/Excel aktarımı ve kullanıcıların doğrudan sisteme girdiği bilgiler aracılığıyla elektronik ortamda toplanır. Veriler; sözleşmenin kurulması ve ifası, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi, bir hakkın tesisi/kullanılması/korunması, meşru menfaat ve gerekli durumlarda açık rıza hukuki sebeplerine dayanılarak işlenebilir.

5. Kimler Hangi Bilgilere Erişebilir?

• Malik, kiracı veya üye kullanıcılar yalnızca kendi borç, alacak, ödeme, bakiye, tahakkuk, duyuru, belge ve öneri kayıtlarını görebilir; aynı yapıdaki diğer bağımsız bölümlere ait finansal bilgileri göremez.
• Bir yönetim firmasının kullanıcıları, yalnızca kendi yönettikleri yapılara ait verilere erişebilir; başka bir yönetim firmasına ait hiçbir veriyi göremez.
• Denetçiler, yetkili oldukları yapı kapsamında kişilerin borç/alacak/bakiye bilgilerini, telefon numaralarını, ikamet/adres bilgilerini ve denetim için gerekli raporları görebilir.
• Firma çalışanları, görev ve yetki seviyelerine göre sınırlı ekranlara erişebilir.
• Program Sahibi (PS), Platform'un kurulumu, teknik destek, hata/arıza giderme, veri düzeltme ve bilgi güvenliğinin sağlanması amacıyla tüm yönetim firmalarına ait verilere erişebilir ve gerektiğinde bu veriler üzerinde düzeltme yapabilir. Bu erişim rutin veya gerekçesiz değildir; yalnızca yukarıda sayılan amaçlarla kullanılır ve sistem tarafından kayıt (log) altına alınır. Bu kapsamdaki karşılıklı yükümlülükler ilgili yönetim firmasıyla akdedilen veri işleyen sözleşmesinde ayrıca düzenlenir.

6. Şifre ve Hesap Güvenliği

Kullanıcı hesapları program sahibi veya yetkili yönetici tarafından oluşturulur. Kullanıcılar kendi hesaplarını kendileri açamaz; ancak şifrelerini değiştirebilir veya kayıtlı e-posta üzerinden şifre sıfırlama talep edebilir. Şifreler düz metin olarak tutulmaz; teknik olarak hashlenmiş (bcrypt) şekilde saklanır. Mevcut şifre görüntülenemez; yalnızca gerektiğinde yeni şifre oluşturulabilir veya sıfırlama süreci başlatılabilir.

7. Banka Hesabı ve Finansal Veriler

Yönetim hesabına ait banka ekstreleri Excel veya benzeri dosya formatlarıyla sisteme aktarılabilir. Bu aktarım sırasında banka ekstresinde yer alan açıklama, gönderen/alıcı, tutar, tarih ve benzeri bilgiler sistem tarafından görülebilir ve ödeme eşleştirme amacıyla kullanılabilir. Yönetim hesabı bir tüzel kişi/site adına açılmışsa bu bilgiler kişisel veri sayılmaz; hesap bir gerçek kişi adına açılmışsa bu bilgiler de kişisel veri olarak işlenir ve yalnızca yönetim, muhasebe, denetim, mutabakat ve raporlama amaçlarıyla kullanılır.

8. Kişisel Verilerin Aktarılması

Kişisel veriler; kanunen yetkili kamu kurumları, mahkemeler, icra daireleri, apartman/site/kooperatif yönetimi, yetkilendirilmiş denetçiler, yönetim firması çalışanları, teknik destek ve barındırma/bulut hizmet sağlayıcıları ile işin gerektirdiği ölçüde paylaşılabilir. Sistemde kullanılan evrak arşivleme ve yedekleme altyapısı nedeniyle kişisel veriler, gerekli güvenlik önlemleri alınmak kaydıyla yurt içindeki ve yurt dışındaki bulut depolama hizmet sağlayıcılarına aktarılabilir. AYS üzerinden WhatsApp bağlantısı, e-posta, PDF veya Excel çıktısı ile yapılan paylaşımlarda AYS bir aracı/veri aktarıcısı değildir; paylaşımı yapan kullanıcının ilgili kişilerin gizliliğini gözetmesi gerekir.

9. Saklama Süresi

Kişisel veriler, işleme amacının gerektirdiği süre boyunca ve ilgili mevzuatta öngörülen zamanaşımı, denetim, muhasebe ve ispat süreleri dikkate alınarak saklanır. Somut olarak:

• Muhasebe/finansal kayıtlar (tahakkuk, ödeme, kasa hareketi, banka ekstresi): Türk Ticaret Kanunu m.82 ve Vergi Usul Kanunu m.253 uyarınca en az 10 yıl saklanır.
• Kullanıcı hesabı, giriş/erişim logları ve işlem kayıtları: hesabın aktif olduğu süre boyunca ve hesap kapandıktan sonra olası hukuki uyuşmazlıklara karşı en fazla 5 yıl saklanır.
• Talep/öneri ve destek yazışmaları: talebin sonuçlandığı tarihten itibaren en fazla 2 yıl saklanır.
• Yukarıdaki sürelerin sonunda veya saklama sebebi ortadan kalktığında veriler silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

10. İlgili Kişi Hakları

KVKK madde 11 kapsamında, kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse bilgi talep etme, amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, aktarıldığı kişileri bilme, eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme, şartları varsa silinmesini/yok edilmesini isteme ve kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız halinde giderim talep etme haklarınız bulunmaktadır.

Verileriniz bir yönetim firması tarafından Platform'a girilmişse ve talebiniz bu firmanın veri sorumlusu sıfatıyla ilgiliyse, başvurunuzu önce ilgili apartman/site/kooperatif yönetimine/yönetim firmasına yöneltmeniz gerekir; AYS bu talepleri kendi başına sonuçlandıramayabilir ve gerektiğinde talebinizi ilgili yönetime iletir. Doğrudan AYS/Program Sahibi'nin veri sorumlusu olduğu konularda (madde 1) başvurularınızı yukarıdaki iletişim kanalları üzerinden iletebilirsiniz. Başvurularda kimliğinizi doğrulamaya yarayan bilgiler ve talep konusu açıkça belirtilmelidir.

11. Veri Güvenliği İçin Alınan Önlemler

• Şifreler tek yönlü (bcrypt) yöntemle hashlenerek saklanır, düz metin şifre hiçbir yerde tutulmaz.
• Rol bazlı erişim kontrolü uygulanır; her kullanıcı yalnızca yukarıda tanımlanan kapsamdaki verilere erişebilir.
• Giriş, işlem ve erişim kayıtları (log) tutularak yetkisiz/anormal erişimlerin tespiti sağlanır.
• Veri aktarımı HTTPS/SSL şifreleme üzerinden yapılır.

12. Sorumluluğun Belirlenmesi

AYS, yönetim firmaları ve yöneticilerine hizmet veren bir platform olduğundan, bu kişiler tarafından Platform'a AYS'nin onayına ve/veya değerlendirmesine tabi olmaksızın girilen kişisel veriler bakımından AYS'nin herhangi bir sorumluluğu bulunmamaktadır. Bu sebeple, KVKK m.11'den kaynaklanan taleplerinizin bazı durumlarda AYS tarafından karşılanması mümkün olmayabilir; bu hâlde ilgili yönetim firmasını/yöneticiyi talebiniz konusunda bilgilendireceğimizi beyan ederiz.

13. Önemli Not

AYS, toplu yaşam alanlarının yönetim, muhasebe, denetim ve bilgilendirme süreçlerini yürütmek için kullanılır. Bu nedenle sistemde yer alan bilgiler yalnızca yetkili kişilerce, görevleriyle sınırlı olarak kullanılmalıdır.